Ik help organisaties met gedragsvraagstukken, en dan krijg je te maken met de manier waarop organisaties gedrag proberen sturen: regels en procedures. Een verplicht reflectierapport of tweede handtekening om de kwaliteit te bewaken, een verbod op parkeren of bellen voor de veiligheid. Regels komen voort uit de beste bedoelingen, maar net als met spullen op zolder, neemt het aantal altijd toe. Gevolg: grote kosten, frustraties en burnouts. 

Je zou zeggen: schrap regels die niet werken! Maar dat blijkt lastig. Een belangrijke reden is verliesaversie (zie het prachtige werk van Tversky en Kahneman). Zodra we denken aan weggooien of schrappen, komen alle mitsen en maren naar boven. Dat geldt voor die oude stoel op zolder, maar ook voor die regel om niet te eten bij het kopieerapparaat. Toch kun je wel wat doen om het schrappen te vergemakkelijken:

1. Label de invoering van een regel altijd als experiment met duidelijk evaluatiemoment. Dit maakt schrappen makkelijker en focust je op toetsing van de effectiviteit.

2. Formuleer het doel van de regel, en hoe je succes meet. Vaagheid, maakt schrappen lastig. Klinkt logisch, toch zie ik vaak dat iedereen in de organisatie een andere uitleg heeft voor het “waarom” van de regel. Ook meet men vaak alleen de naleving van een regel en niet of het doel wordt bereikt. Als je een rookverbod bij een uitgang instelt om ergernis en klachten te verminderen, meet dan of deze verminderen en niet (alleen) of er minder rokers staan. 

3. Onthoud: succes is niet hetzelfde als “Geen bewijs dat de regel niet werkt”. Juist omdat succes vaak niet is gedefinieerd en meetbaar is gemaakt, kijken organisaties alleen of er bewijs is dat de regel niet werkt. Dit combineren ze dan met de aanname dat als de regel er niet zou zijn het veel erger zou zijn. Tja, dan is bijna iedere regel effectief en schrappen dus heel lastig. 

4. Krijg de kosten helder. Anders dan bij de aanschaf van een machine, zijn de kosten van een regel niet helder bij de start. Ze liggen ook nooit bij degene die de regel invoert, maar bij de uitvoerende dienst of de burger. Ga dus interviewen, meet tijd en frustratie. En 1 minuut extra werk per week lijkt niet veel, maar voor perspectief: -vermenigvuldig deze tijd met het aantal medewerkers of  bewoners, -tel het op bij de tijd die andere regels kosten, -vermenigvuldig het met het gemiddelde uurtarief en -vergelijk dat bij de evaluatie met de kosten van het oorspronkelijke probleem.

5. Oefen en beloon het schrappen van regels. Zie het schrappen van een regel niet als het falen van het initiële besluit om deze in te voeren. Dan zijn de verantwoordelijken nog minder  geneigd tot schrappen. Zie het als een geslaagd experiment, beloon en oefen schrappen. Gewoon net als je zolder ieder jaar een voorjaarsschoonmaak, waarin je 5% schrapt. Het creëert ruimte voor nieuwe initiatieven en, niet onbelangrijk: meer (werk)plezier.

#sparksofinfluence